Etiketi seadistamine sisetööle

Äri-e-kiri on olnud saadaval juba aastakümneid, kuid viimasel ajal on ilmnenud statistika sisemise e-posti tõhususe kohta organisatsioonis. Ettevõtte e-posti kliendi arendaja Harmon.ie tellis uuringu e-posti ja muude sotsiaalsete võrgustike rakenduste kohta igas suuruses ettevõtetes, sealhulgas väikestes operatsioonides. Uuringust selgus, et töötajad, kes teenivad $ 30 tunnis, võivad maksta ettevõttele tuhandeid dollareid aastas, tuginedes lihtsalt tööpäeva tundide võtmisele e-kirjade ja muu digitaalse kommunikatsiooniga tegelemiseks. Lisaks tootlikkuse vähenemisele peavad väikesed ettevõtted mõistma, kuidas sisetöö e-post võib ettevõtte üldist mõju avaldada, seejärel seada poliitika ja protseduurid õigele etikettile.

Konfidentsiaalsus ja turvalisus

Kohalikel ja väikestel äritegevustel võib olla suuremate rahvusvaheliste ettevõtete puhul võrreldes digitaalse turvalisusega vale tunne. Kui aga arvuti ühendub Internetti, on viiruste ja häkkerite oht peaaegu kohene. Väikeettevõtte sisesed e-kirjad võivad hõlmata digitaalsete dokumentide edastamist teise töötaja e-posti aadressile samas hoones; tegelik tee, mida e-kiri toimetab teisele kolleegile vaid mõne meetri kaugusel, võib tegelikult olla üle maailma. Turvalisuse lisakihina peaksid väikesed ettevõtted püüdma krüptida kõiki tundlikke ja ärilisi e-kirju, eriti klienditeabe ja finantsandmete käsitlemisel. Näiteks võib väike kohalik meditsiiniseadmete tarnija vajada Medicare'i nõuete esitamist klientide nimel; ravikindlustuse kaasaskantavuse ja aruandekohustuse seadus kohustab patsienditeavet hoolikalt ja konfidentsiaalselt käsitsema.

Äriprotseduurid

Ebaoluliste e-kirjade saatmine edasi-tagasi võib suurendada igakuiseid e-posti teenuse kulusid, eriti kui serveri salvestuspiir on olemas. Alternatiivina peaks ettevõte kaaluma kiirsõnumite tarkvara kasutamist kiirete vastuste ja järelmeetmete jaoks. Samuti suhtlevad paljud väikeettevõtted klientidega digitaalselt ettevõtte omandis olevate ja sotsiaalsete võrgustike veebisaitide kaudu. Need on välised e-kirjad, mis vajavad filtreerimist sisemistest e-kirjadest; paljud kliendisuhete haldamise programmid saavad sorteerida sisemisi ja väliseid e-kirju. Ilma selle eraldamiseta võiks ettevõte lõpetada massisõnumite saatmise süsteemi igasse aadressi, millel on tõsised õiguslikud ja mainega seotud tagajärjed, kui konfidentsiaalne teave on sõnumi põhiosas. Rämpsposti vältimiseks ärge edastage sisemisi e-kirju välistele inimestele, kes ei ole ettevõtte töös, isegi kui see on nali või huvitav link videole.

Isiklik ja professionaalne käitumine

Väikestel partnerlustel, näiteks juriidilistel asutustel või kindlustusasutustel, võib olla vähem kui 10 töötajat, kellel on üldiselt lähedased isiklikud ja ametialased suhted. Väikesed toimingud peaksid siiski säilitama kõrgeid ootusi tööaja jooksul toimuva professionaalse käitumise suhtes ja kõike, mis on seotud äriga. Inimressursside funktsioone läbi personaalsete ja sisemiste e-kirjade, nagu koondamised ja noomid, hindavad paljud eksperdid halb maitse; paljudel juhtudel on tööandjal konkreetne õiguslik vastutus nõuetekohase teavitamise eest, kui kärpimine on ette nähtud. Üldiselt vaadake, et kirjutatud sõna võib avaldada soovimatuid tagajärgi. Ärge kasutage kontoripakki ega jaga isiklikku elustiili teavet e-posti teel, kui kõik ei ole sellega väga rahul.

Loo õpetused

Paljud väikesed ettevõtted võivad tugineda nii palju sisemisele e-postile, et see on täielikult integreeritud ja oluline äriprotsess. E-posti reklaamikampaaniad on kohalike tutvustuste turustamisel kriitilised. Välistarbijad omavad üha enam e-kirju, et saada klienditeenindust telefoni teel helistamise asemel. Väikesed ettevõtted saavad kasu sisemise e-posti protseduuri tutvustava juhendaja loomisest. Enamik e-posti etiketti puudutavatest probleemidest sõltuvad e-posti kliendiprogrammi nõuetekohasest tundmisest ja kasutamisest. Näiteks, kui teie ettevõte kasutab CRM-rakendust, võtke ekraanipilte või ekraani videot, mis näitab klientidele reageerimise protsessi. Samuti lisage oma töötajate käsiraamatusse sisemine e-posti etikett, et uued töötajad oleksid hästi informeeritud.

 

Jäta Oma Kommentaar