Kuidas luua töövoo ajaskaart?

Töövoo ajakava võib olla väärtuslik vahend individuaalsete ja osakondade eesmärkide ja kohustuste kindlaksmääramiseks, tähtaegade määramiseks ja projektivoo jälgimiseks ettevõtte kaudu. Need diagrammid toimivad kõige paremini siis, kui töötajad saavad neid hõlpsasti juurde pääseda, neid värskendada ja mõista. Lõppeesmärk on luua tööriist, mis mitte ainult ei jälgiks edusamme ja ajakasutust, vaid aitab teil ja teie meeskonnal parandada suhtlust ja suurendada tootlikkust.

Valige sobiv ajakava

Töövoo ajakava võib jälgida projekte päeva, nädala, kuu või isegi aasta jooksul. Mõelge oma organisatsiooni olemusele ja otsustage, milline lähenemine teile kõige paremini sobib. Erinevate osakondade või üksikisikute jaoks võib olla vaja diagrammi veidi erinevaid versioone, lähtudes nende ametijuhenditest ja vastutusest. Näiteks võib igakuiste tähtaegade alusel tegutsev turundusmeeskond toimida kõige paremini igakuise töövoo ajakava alusel, samas kui müügiesindajat saab paremini teenindada igapäevase või iganädalase diagrammiga.

Töötajate kategoriseerimine

Sõltuvalt teie ettevõtte suurusest võite valida, et grupeerida sarnased töötajad oma kategooria üksikutesse kategooriatesse või anda igale töötajale oma nimetus. Samuti saate diagrammi välja töötada nii, et saate jälgida nii üksikute kui ka osakondade eesmärke. Eesmärk on luua kategooriad, mis võimaldavad teil kindlaks teha ja jälgida töötajate tööprotsessi teatud aja jooksul.

Grupitööga seotud ülesanded

Enamikul töötajatest on konkreetsed kohustused, mida nad eeldatavasti regulaarselt täidavad. Need kohustused tuleks jaotada kategooriatesse, kusjuures konkreetsed ajaperioodid on eraldatud. Näiteks võib administraatori assistendi töövoo ajakava diagramm sisaldada selliseid kohustusi nagu telefonikõnede ja e-kirjade tagastamine, memode koostamine, koosolekute protokollide koostamine ja aruannete levitamine. Mõelge igale ülesandele kulunud päeva keskmine ajaline jaotus, seejärel koostage vastav diagramm, võimaldades teatud aja ja töö etteantud aja jooksul. Ehitage lisavabadus ootamatute projektide jaoks, viivitused või ajakava muutused.

Liigitada projektid

Sõltumata sellest, kas projekt on ühekordne sündmus või pidev vastutus, tuleb kõikide projektide osad jaotada osadeks ja seejärel töötada üksikute osakondade või töötajate töövoo ajakava järgi. Oletame, et teie väikeettevõte koostab brošüüri. Te peaksite vastutavatele osapooltele määrama vastutuse ja ajakava iga projekti komponendi kohta, seejärel märkige oma diagrammis tähtajad. Näiteks kui määrate ettevõtte brošüüri tootmise kokku, et võtta kokku 24 tundi kolme erineva panustajaga, märkige ära oma tootmise tähtaeg ja seejärel töötage tagasi. Teie copywriter peaks olema määratud teatud aja jooksul eelnõu koostamiseks. Kujundaja loomiseks ja koopia integreerimiseks peaks graafik olema määratud teatud ajaks. Juhtivale järelevalveasutusele tuleks anda konkreetne aeg valmis tükkide ülevaatamiseks, redigeerimiseks ja heakskiitmiseks.

Tõmmake see kõik kokku

Üks olete otsustanud võtmetegurid, mis lisatakse teie töövoo ajakava diagrammile, juurdepääs kaubanduslikult toodetud dokumendi loomise tarkvaraprogrammile või luua oma sisemine arvutustabel. Sisestage iga töötaja nimi või osakonna nimi programmi või arvutustabelisse. Katkestage oma projektid või kohustused päevas, nädalas, kuus või aastas. Pikaajaliste projektide jälgimiseks lisage kategooria, mis võimaldab teil jälgida pidevat arengut sageli, tagamaks, et keegi ei jääks maha. Lisage veerg, mis võimaldab töötajatel või osakondade järelevalveasutustel täita regulaarselt täidetud ülesandeid. Prindi ja postita suur, korrapäraselt ajakohastatud arvutustabel, mis on kõigile teie ettevõtte kasutajatele kättesaadav. Nii saab iga töötaja jälgida nii enda kui ka kogu meeskonna edusamme. Juhendajad saavad diagrammi abil jälgida võimalikke probleemseid valdkondi ja püüda neid enne, kui need mõjutavad ettevõtte üldisi tootmise eesmärke.

Miks see toimib

Põhjalikud tööprotsessi ajagraafikud aitavad töötajatel keskenduda oma tööülesannetele ja teavitada neid lühi- ja pikaajalistest projektide tähtaegadest. Juhid saavad diagrammi abil jälgida, kas erinevate isikute eesmärgid ja kohustused on realistlikud. Näiteks kui müügiosakond jääb oma diagrammis järjepidevalt alla teatud kategooriale, on see märk sellest, et osakond on liiga madal või et teie kvoodid on seatud liiga kõrgeks. Teisest küljest, kui müügitöötajad kohtuvad regulaarselt või ületavad oma eesmärke, võite kaaluda baari tõstmist. Sama kontseptsiooni saab kasutada ka alahinnatud töötajate jõudluse jälgimiseks, kes ummistavad teiste töötajate töövoo. Diagramme saab kasutada planeerimises, töötajate hindamissessioonides ja pikaajalises strateegilises planeerimises.

 

Jäta Oma Kommentaar