Kuidas luua iganädalane ettevõtte koosoleku päevakord

Edukate ettevõtete juhtimine nõuab planeerimist, inimsuhete koostööd, vastutust ja keskendumist. Probleemipiirkondade, ideede ja pikaajaliste ettevõtete eesmärkide korrektse kinnitamine aitab kaasa tootlikuma ärikeskkonna loomisele. Ettevõtte iganädalased kohtumised võivad korralikult töötamisel olla tõhusaks vahendiks, mis inspireerib positiivseid ja sihikule suunatud muutusi, pakkudes samal ajal võimalusi jätkata käimasolevaid algatusi. Päevakorra loomine on kriitiline protsess, mis määratleb lõppkokkuvõttes iga ettevõtte koosoleku arutelu suuna ja teema.

1.

Looge või hankige "Minute" dokumendimall, kasutades tekstitöötlusprogrammi. Protokollid peaksid sisaldama koosolekul viibivaid isikuid, koosoleku toimumise kuupäeva, arutatud teemasid, lahendatud küsimusi ja küsimusi, mida tuleb täiendavalt kaaluda. Meeskonnaliikme dokumendi saamine aitab igal koosolekul koostada tulevasi koosolekute päevakorda, vähendades samal ajal vanade või varem lahendatud äritegevusega tegelemiseks kuluvat aega.

2.

Kirjutage üles uued ärikorraldused, mida tuleb esimesel nädalas kokku võtta. Koguge vajalik teave iga osakonna kohta. Asjakohane teave võib sisaldada näiteks eduaruandeid ja töövoo dokumentatsiooni.

3.

Otsustage koosoleku pikkus, osalejad ja kiireloomulised teemad. Hinnake iga teema arutamiseks vajalikku aega. Vältige mitmete teemade kokkutulekut, kuna see võib vähendada koosoleku tõhusust.

4.

Looge koosoleku päevakord tekstitöötlusprogrammi abil. Päevakord peaks sisaldama iga teema pealkirja, ülesannete ülevaadet, spetsiifikat, aja jaotamist ja iga teemaga seotud isikuid. Sõltuvalt asjaomaste teemade ja osakondade keerukusest kaaluge päevakorras olevate teemade loomise vastutuse vähendamist vastavatele isikutele, kes kannavad iga ülesande. Koostage iga osakonna teemapõhised üksikasjad ja ülevaated koosoleku päevakorda.

5.

Esitage koosoleku päevakorra koopiad kõigile koosolekule eelnevatele koosolekutele. Kindlasti lubage igale osalejale piisavalt aega koosoleku ettevalmistamiseks.

6.

Hoidke koosolekut õigeaegselt ja pidage arutelusid teemal. Püüdke käsitleda kõiki päevakorras olevaid teemasid nende määratud aja pikkuse piires.

7.

Paluge protokollis osalejal salvestada kohtumisel arutletud teemad ja tulemused ning märkida kõik teemad, mida koosoleku ajal ei käsitletud või lahendatud.

8.

Esitage koosoleku protokollide koopiad isikutele, kes ei saanud koosolekul osaleda. Nagu on kirjeldatud 1. etapis, kasutage eelmise koosoleku protokolli, et aidata järgmise nädala koosoleku päevakorda sõnastada.

 

Jäta Oma Kommentaar