Kuidas luua lihtsa vormi tõhusate ja võistlevate koosolekute tegemiseks

Kui olete kunagi süüdistanud koosoleku märkuste võtmisega, märkisite tõenäoliselt seda, mida öeldi ja kes seda kronoloogilises järjekorras ütles. Selline dokumentatsioon võib olla väärtuslik mälupunktide värskendamiseks ja loogiliseks kohaks, kust järgmisel koosolekul alustada. Siiski, kui soovite tõsta oma jõupingutusi, et keskenduda tegevustele ja nende rakendamise eest vastutavatele inimestele, on hea luua lihtne vorm, mis võimaldab teil võtta tõhusaid ja vaidlustatavaid koosolekute märkmeid. Sellised märkimisvormid on eriti kasulikud ettevõtetele, kes hirmutavad pidevat tegevust ja samaaegseid projekte.

1.

Looge oma koosolekute märkmete katteleht, mis sisaldab põhilist, kuid olulist teavet: koosoleku kuupäeva, selle algus- ja lõppkuupäeva ning kohalolevate inimeste nimesid.

2.

Vahetage oma märkmete tegemise mõtteviisi kronoloogilises järjekorras salvestamise teel projekti, ülesande või tegevuse transkribeerimisele ja luuakse igaühe jaoks eraldi vormid. See meetod võimaldab teil jälgida ülesandeid ja uuendusi korrektselt, loogiliselt, identifitseerides kiiresti iga lehekülje ülaosas oleva projekti, ülesande või tegevuse. Kui keegi koosolekul tõstatab oma konkreetse projekti, leiate vastava vormi ja täitke see vastavalt.

3.

Kirjutage lehe ülaosas paberil või tekstitöötlusdokumendis “Projekt”, “Ülesanne” või “Tegevus” ja seejärel määratlege see. Näiteks võib ühe vormi pealkirja lugeda järgmiselt: „Projekt: lintlõikuse tseremoonia ettevõtte peakorteris.” Teine vormi pealkiri võib olla järgmine: „Ülesanne: toidu ja karastusjookide tellimine lindi lõikamise tseremooniaks.”

4.

Loo iga vormi pealkirja all alamrubriigid: „Määratud töötaja”, „Viimane tegevusetapp”, „Jätkuvad toimingud”, „Tähtaeg“, „Tajutavad takistused” ja „Muud märkused”. koosolekute märkmed. Kui otsustate inimesi otseselt tsiteerida, pange kindlasti oma märkused jutumärkidesse. Kui te ei tea kõneleja täpseid sõnu, paluge tal korrata oma avaldust.

5.

Vaadake üle oma malli ja tehke oma vajadustele vastavad spetsiifilised muudatused või muudatused. Näiteks kui oluline ettevõtte juht nõuab oma projektide, ülesannete ja tegevuste heakskiitmist, looge kindlasti alamrubriik, mis sisaldab tema ülevaatuse staatust.

6.

Viige vormid kõikidele järgnevatele kohtumistele ning kui osalejad tegelevad konkreetse projekti, ülesande või tegevusega, registreerige nende olekuraportid. Esitage kindlasti küsimused, sest teie võime võtta kõige tõhusamaid ja võistlevaid koosolekute märkmeid võib sõltuda teie suutlikkusest anda teavet. Näiteks, kui töötaja keskendub oma „viimasele sammule” ja jätab selle värskenduse jaoks tähelepanuta „allesjäänud tegevusetapid”.

7.

Jaotage oma koosolekute märkused osalejatele ja säilitage teine ​​koopia turvalises kohas. Teie efektiivne märkuste tegemine, mis keskendub tegevusele ja lõpetamisele, peaks toimima sündmuste usaldusväärse arvestusena ja mugavana, kui tekib küsimusi või vaidlusi.

Vihje

  • Pidage meeles, et paljud teie ettevõttes olevad inimesed saavad oma koosoleku märkuste üle vaadata ja nende ainus teabeallikas sõltuda. Mida ulatuslikum on teie koosolekute arutelu ja märkmete tegemine, seda tõenäolisemalt saate oma projekti, ülesande või tegevuse lõpule viia.
 

Jäta Oma Kommentaar