Kuidas luua Excelis otsitav andmebaas

Enamasti olete harjunud kasutama Microsoft Excelit selliste ülesannete täitmiseks nagu aruannete, prognooside ja eelarvete koostamine. Kuid Excel on sellest palju võimsam. Seda saab kasutada otsitava andmebaasi - Exceli andmebaasi - loomiseks.

Exceli andmebaasi võimalused on väga võimsad. Tegelikult mitte ainult ei saa Exceli kasutada lihtsa otsingumootoriga andmebaasi loomiseks, vaid ka sobiva relatsiooniandmebaasi loomiseks. Relatsioonandmebaas koosneb peamisest tabelist, mis seostub selle orjalaudadega, mida tuntakse ka laste tabeliteks.

Kuidas Relatsioonandmebaas toimib?

Excel on üles ehitatud viisil, mis muudab selle andmebaasidega kergesti ühilduvaks. Andmebaas on vähemalt PC-i järgi lihtsalt ühendatud objektide kogum. See on päris palju, mida tabel on. Kui andmebaasis olevad üksused on seotud, loovad nad kirjeid mitme kirje gruppide vahel. Üks kirje võib olla tabeli samaväärne reaga, samas kui kirjete kogum võib olla tabelis tabelis. Ühendust on raske ignoreerida.

Kui teil on arvutustabel, mis kõik on iseenesest, vaatate andmebaasi. See ei ole kindlasti suhteline andmebaas. Relatsioonandmebaasi loomiseks peate kombineerima põhitabeli koos slave-arvutustabelitega või lihtsate tabelitega.

Andmebaasi näide

Ütle näiteks, et otsustate salvestada oma isikut tõendavad dokumendid teie arvutisse ning teete ka selle või mõne teise isiku dokumendid. Kui see on teie juhiluba, on see paljude teiste DMV-s viibivate isikute juhilubade hulgas. Teie litsentsil on üksikasjad, nagu teie nimi, pikkus, kaal, sugu, juuksed ja silmade värv, sünniaeg, aadress, väljaandmise kuupäev ja aegumine ning litsentsi klass.

Pange tähele, et paljud inimesed jagavad nime, sugu, aadressi ja üldist kirjeldust. Sellepärast on litsentsinumbrid, et iga litsents oleks ainulaadne. Andmebaasis on seda nimetatakse võtmeväljaks, mida kasutatakse andmebaasi ühendamiseks teiste sellega seotud andmebaasidega; neid tuntakse ka relatsiooniliste andmebaasidena.

Master andmebaas

Põhiandmebaas sisaldab kõiki teie juhiloa üksikasju. Seal on üks või mitu lapse andmebaasi, millel on rohkem teavet konkreetsete isikute kohta, kes identifitseeritakse võtmevälja abil. Mõnedel võib olla üksikisiku juhtimisega seotud rikkumisi, samas kui teised võivad omada varasemaid aadresse jne. Andmebaasis on selline suhe tuntud kui üks-mitmele suhe, sest igal juhil võib olla palju erinevaid aadresse ja rikkumisi. Aadresse ja rikkumisi saab siiski siduda ainult ühe draiveriga.

On ka teisi suhteid, nagu üks-ühele ja paljudele paljudele, näiteks klientide andmebaas ja nende soodushinnad. Kuna igal kliendil on korraga ainult üks allahindlus, siis see on üks-ühele suhe. Kui andmebaas koosnes klientidest ja ostetavatest toodetest, siis võiks klientidel olla rohkem kui üks toode ja tooteid võiks osta rohkem kui üks klient - see oleks paljude-paljude suhe.

Mis on Relatsioonandmebaas?

Kõige ilmsem põhjus, miks sellist andmebaasi vajate, on vältida andmete kordamist igal arvutustabelis. See võib olla ressursimahukas - eriti aja osas. Andmebaasi kasutamise kõige olulisem põhjus on see, et see võimaldab teil küsida teie andmeid filtrite abil, et leida konkreetset teavet ja kasutada seda aruannete loomiseks.

Kuidas luua lihtsat andmebaasi Excelis

Esimene samm otsingumootoriga tabeli loomiseks on teie andmete kirjeldamine. Teie andmete kirjeldamiseks on vaja sildid, mis lähevad teie tabeli esimesele reale. Teeme selle oma arvutustabeli esimeseks reaks. Pealkirjade eesmärk on päris palju sama kui õige andmebaasi väljad. Iga tabelirea rida määratleb ühe andmebaasi kirje, samas kui igal veerul on väärtused, mis kuuluvad ühe kategooria alla.

Ridu päis esimesel real tuleb külmutada. Selleks klõpsa teise rea paremas servas asuval real. Minge Exceli rakenduse ülaosas asuva lindi vahekaardile Vaade ja otsige vahekaardil sektsiooni Freeze Panes. Allpool on nool. Klõpsake sellel noolel ja valige ilmuvast rippmenüüst valik „Freeze Top Row”. See tähendab, et ülemine rida on alati nähtav ka siis, kui sirvite arvutustabeli. Nii teate, milline andmekategooria kõik on.

Sisestage oma andmed

Nüüd on aeg sisestada teie andmed. Tehke seda nii paljudes ridades, mida sa arvad, et vajate. Nooleklahvid peaksid aitama teil arvutustabelis liikuda, kinnitades, et ükskõik millisesse lahtrisse sisenemine peaks olema sama lihtne kui sisestusklahvi. On võimalik, et olete oma andmed sisestanud mõnda teise dokumenti, kus see on eraldatud vahekaardi märgiga, näiteks Microsoft Wordis. Sellisel juhul saate selle lihtsalt tabelisse kopeerida ja kleepida. Selle kleepimiseks oma andmebaasi klõpsa lahtrisse A2 ja vajutage klaviatuuril Ctrl + V. Andmed kleepitakse teie päiste alla.

Töölehe vasakus ülanurgas on nupp, mille abil saate valida kõik arvutustabeli lahtrid. See nupp leitakse, kui veeru ja rea ​​pealkirjad lõikuvad. Klõpsake sellel nupul ja kõik töölehe lahtrid valitakse. Lülitage lindil vahekaardile Andmed. Seal leiad grupi nimega „Sorteeri ja filtreerige”. Leiad lehter-nn nn nn „Filter” nuppu. Klõpsake seda.

Filtri kasutamine veergudes

Mis tahes veeru pealkirja paremas servas peaksite kursorit paigutama. Klõpsa sellel ja saate menüü, millel on võimalused, mida saab kasutada selle veeru asjade filtreerimiseks. Võite kasutada tekstide ja numbrite filtreid või sorteerida kas kasvavas või kahanevas järjekorras või kuvada ainult veerus, mis vastavad filtri kriteeriumidele.

„Vali kõik“ ees on märkeruut . Tühjendage see ja seejärel aktiveerige märkeruut nende andmete kõrval, mida soovite andmete filtreerimiseks kasutada. Lisatakse ainult nende väärtustega andmed.

Filter vastavalt tingimustele

Kui soovid filtreerida vastavalt tingimustele, vali kas tekstifiltritest või numbrifiltritest valem . Sa võid minna sellisteks väärtusteks, mis jäävad kahe konkreetse väärtuse vahele või suuremaks või väiksemaks kui antud väärtus ja nii edasi. Iga tingimuse jaoks on nupud „And“ ja „Või“, et saaksite oma kriteeriume ühendada üksteist välistavate või lisanditena.

Klõpsake nupul „OK“, et teie andmed oleksid filtreeritud. Valitud veerus näete ainult filtri tingimustele vastavaid ridu.

Filtreerimise väljalülitamine

Kui soovite filtreerimise välja lülitada, klõpsake filtri nupul antud veeru pealkirja paremas ülanurgas, mille filtrid soovid välja lülitada. Nii lülitate selle veeru filtreerimise välja, ilma et see mõjutaks ülejäänud tabelit. Kui soovite kõik filtreerimised välja lülitada, vali lihtsalt valik „Tühjenda“ ja kõik teie andmed lähevad tagasi algsesse olekusse.

 

Jäta Oma Kommentaar