Kuidas muuta Office'i protseduure

Kontoriprotseduuride muutmine nõuab hoolikat planeerimist, tagamaks, et töötajad mõistavad uusi protseduure ja ei liiguks tagasi vanadesse harjumustesse. Tehke koostööd asjakohase ettevõtte personali töörühmaga, et aidata kindlaks teha muutmisvaldkondi ja valmistada ette uusi protseduure. Jälgige protseduure, et tagada muudatuste rakendamine ning tõhus ja tõhus toimimine püsiva muutuse tagamiseks.

Tuvastage probleemid

Püsivate paranduste tegemine kontoriprotseduurides on protsess, mis algab praeguste menetluste uurimisega. Esiteks, millised büroo protseduurid ei ole tõhusad ja miks. Teil võib tekkida vajadus muuta oma ettevõtte protseduure väliste tegurite tõttu, nagu uus, suur kliendileping, kontoripersonali märkimisväärne suurenemine või eeskirjade muutmine. Töötajate töögrupiga töötamine loetleb vajalikud muudatused prioriteetses järjekorras, alates kõige raskemast ja lihtsamast rakendamisest.

Plaani muudatused

Luua plaan, mis fikseerib tuvastatud protseduuri puudused ja on tundlik teie ettevõtte kultuuri suhtes. Iga muudatus peab olema kooskõlas kogu muudatuste kogumiga. Näiteks, kui kõik sissetulevad kõned tuleb suunata läbi keskse operaatori, peab teil olema süsteem, millega teavitatakse viivitamatult kutsutud töötajat. See protsess peab arvestama kõnedega, mida ei saa lõpetada või mis tuleb edastada konkreetsele osakonnale või isikule. Kui kõik töötajad on volitatud tarnete tellimiseks, peab tsentraliseeritud tellimissüsteem sisaldama ostutellimuse vorme ja muid nõutavaid dokumente.

Rakendage muudatusi

Rakendage muudatused pärast kava koostamist ja heakskiitmist. Muudatusi saate teha mitmel viisil. Viia läbi koolitusprogramm, mis katab kõik muudatused ja liigub kohe pärast koolituse lõpetamist uutele protseduuridele. Koolitage juhendajaid muudetud protseduurides ja õpetage neid, kuidas oma personali koolitada. Tehke üks või paar muudatust regulaarselt etteantud aja jooksul, kuni kõik uued protseduurid on rakendatud.

Jälgige protseduure

Menetluste hindamine ja jälgimine pärast rakendamist on nende edu seisukohalt kriitiline. Vanad viisid, kuidas asju teha, võivad kergesti tagasi pöörduda, kui te ei kontrolli regulaarselt. Protseduuride hindamine võimaldab teil ja töörühmal kindlaks teha, kas on vaja teha mõningaid muudatusi või uusi materjale või on vaja täiendavat koolitust. Uute protseduuride raames tegutsevate järelevalveasutuste ja personali kommentaaride küsimine aitab teil kindlaks määrata, kui tõhusalt menetlused toimivad ja kuidas neid saaks tõhusamaks muuta.

 

Jäta Oma Kommentaar