Kuidas luua ja korraldada projektijuhtimise kontrollnimekirja või kontroll-loendi malli

Projektijuhid kasutavad tavaliselt projekti jõupingutuste koordineerimiseks protsesse. See tagab, et projekti meeskonna liikmed mõistavad, millist tööd tuleb teha ja millal see tuleb lõpule viia. Projektijuhtimise instituut määratleb viis protsessi rühma: algatamine, planeerimine, teostamine, jälgimine ja kontrollimine ning sulgemine. Projektijuhtimise kontroll-loendi loomine ja korraldamine aitab teil projekti efektiivselt struktureerida ja tagada, et te täidate kõik soovitatavad sammud projekti edukaks muutmiseks. Loo iga protsessi jaoks kontrollnimekiri või koostage üldine kontroll-loendi mall kõikide protsesside jaoks, sõltuvalt teie projekti suurusest ja ulatusest. Väiksemate projektide puhul võib olla sobivam ja lihtsam käsitleda ühte kontrollnimekirja.

1.

Korraldage meeskonna koosolek, et mõelda ideedele, mida teie projekti jälgitavad ja jälgitavad elemendid on. Laadige alla ja vaadake proovi kontrollnimekiri. Näiteks pakub Microsoft Office'i veebisait projekti algatamise kontroll-loendi malli, mida meeskond saab teie projekti jaoks hinnata ja kohandada.

2.

Avage uus dokument, et luua oma projektijuhtimise kontrollnimekiri või kontroll-loendi malle. Sisestage ülaosas pealkiri, näiteks „Projektijuhtimise kontrollnimekiri” ja keskige see. Näiteks, kasutades Microsoft Wordi, klõpsake Home tööriistaribal keskel nuppu.

3.

Loo loend paksus kirjas. Nimekirja kirjed peaksid sisaldama projekti nime, juhi, sponsori, kliendi, kuupäeva ja muude asjakohaste üksikasjade pealkirju. Salvestage fail äratuntava nimega, näiteks projekti kontrollnimekirja pealkiri, kui soovite seda kasutada teiste dokumentide mallina.

4.

Lisage esimese projektietapi pealkiri, kirjutades teksti „Initsialiseerimine”. Sisestage tabel, et loetleda protsessiga seotud sammud. Näiteks, kasutades Microsoft Wordi, klõpsake tööriistaribal suvandil Tabel. Looge kahe veeru tabel. Vasakpoolses veerus loetlege küsimused, millele teie ja teie meeskond peab vastama projekti lõpuleviimiseks õigel ajal ja eelarvest. Sisestage küsimus, näiteks „Kas projekti eesmärgid on määratletud?”. Parempoolses veerus annab nõu, kuidas vastata meeskonnale suunatavale küsimusele. Näiteks tippige juhendtekst „[Asenda see tekst oma eesmärkidega. Veenduge, et need on konkreetsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja õigeaegsed.] ”

5.

Lisage teie projektile rakendatavad sammud, näiteks "Kas äritegevus on välja töötatud?" "Kas risk on hinnatud?" "Kas teie äritegevused on tuvastatud?" "Kas projekti vahe-eesmärgid on täidetud?" "Kas kvaliteedinõuded on täidetud?" "Kas projekt on eelarve sees?" ja "Kas lõpetamistõendid on laekunud?" Täiendava abi saamiseks protsessietappide kavandamisel kasutage "Juhend projektijuhtimise organi teadmiste jaoks", mida tuntakse PMBOKi juhendina.

6.

Lisage tabelisse kaks veergu, märgistades need “Jah” ja “Ei”. Kui olete selle kontroll-loendi täitnud, saate teie ja teie meeskond edukalt läbitud üksuste kontrollimiseks. Kui teie kontrollnimekirjadel on suur negatiivsete vastuste osakaal, ei ole projekti töö tõenäoliselt lõpule viidud.

7.

Lisage pealkiri “Action Items”. Sisestage tabel kolme veeruga. Näiteks, kasutades Microsoft Wordi, klõpsake tööriistaribal suvandil Tabel ja valige kolm veergu. Kasutage esimest veergu ülesannete täitmiseks. Teises veerus loetletakse ülesande täitmiseks määratud meeskonnaliige. Kasutage kolmandat veergu maksetähtpäevade loetlemiseks. Lisage märkuste jaoks neljas veerg.

8.

Kõigi nelja projektijuhtimisprotsessi või oma süsteemi puhul korrake eelmisi kolme sammu. Salvestage fail üheainsa kontroll-lehe mallifailina kasutamiseks tulevikus dokumentides või salvestage iga protsess eraldi failina. Näiteks salvestage kogu fail äratuntava nimega, näiteks "Ettevõtte standardprojekti kontrollnimekiri". Faili salvestamiseks tulevaste dokumentide mallina, näiteks Microsoft Wordi abil, klõpsake nuppu "Fail", nuppu "Salvesta kui" ja seejärel vali "Wordi mall".

 

Jäta Oma Kommentaar