Andmesisestuse suunised

Andmesisestuse töötlemine hõlmab teabe kirjutamist kirjalikust või suulisest allikast arvutisüsteemi. Teave võib ulatuda põhiandmetest väga sügavale ja tundlikule materjalile. Kuigi igal ettevõttel ja kliendil on oma andmesisestusjuhised, jäävad mitmed suunised suhteliselt sarnaseks.

Aadressivorming

Ameerika Ühendriikide postiteenistus kasutab standardset aadressivormingut, mis võimaldab posti töödelda automatiseeritud postitöötlussüsteemi abil. Kiire töötlemise ja kohaletoimetamise tagamiseks on see aadressivorming muutunud enamiku ettevõtete standardiks ning sellest on saanud enamiku andmete sisestamise suuniste standard. See standardvorming loetleb kõigepealt tähelepanu, millele järgneb ettevõtte nimi, aadress, linn, riik ja sihtnumber. Riike lühendatakse alati tähtedega kahe tähega. Samuti on lühendatud tänavajuhised ja sufiksid (st "W Erie Pkwy" "West Erie Parkway" jaoks). Kirjavahemärgid on piiratud ametlike nimedega, nagu näiteks "Hr Smith", ja täielik aadress on piiratud nelja reaga.

Numbrid

Sisestage alati numbriandmed vastavalt ettevõtte spetsiifilistele juhistele. Kui aga juhiseid ei ole, järgige sisestatavate numbrite tüübi standardjuhiseid. Näiteks loetlege sünnipäevad, millel on kaks numbrit kuu ja päeva kohta, ning neljakohaline aasta, näiteks 01/01/1985. Sisestage telefoninumbrid koos suunakoodiga (st 555-555-1212). Ärge asetage suunanumbrit sulgudes ja ärge asetage numbri ja sidekriipsu vahele tühikuid.

Excel

Paljud andmesisestusülesanded hõlmavad teabe sisestamist Exceli või muude andmebaasi vormingutesse. Sellistel juhtudel on eriti oluline, et teave sisestataks korralikult, et seda saaks kliendi uuringute käigus filtreerida ja manööverdada. Teabe sisestamisel vältige teksti, sümbolite ja numbrite sisestamist samasse välja, näiteks "suurem kui 40" või "40+. Loo tabelid selgelt määratletud ja pealkirjaga veergudega.

Üldsuunised

Kasutage kergesti loetavaid fonte, näiteks Arial 10 ja Times New Roman 12. Loetlege täielikud veebisaidi aadressid, sh "// www." Kahtluse korral tutvuge oma ettevõtte spetsiifiliste juhistega või võtke abi saamiseks ühendust oma ettevõtte esindajaga.

Täpsus

Täpsus on andmesisestusväljal oluline. Sisestatud teavet kasutatakse sageli analüüsi, uurimise ja aruandluse jaoks. Teabe ebatäpsused võivad põhjustada ebatäpseid aruandeid ja uuringuid. Kõikide andmete sisestamise ülesannete täpsust tuleb kontrollida enne teabe esitamist. Kontrollige alati õigekirja ja koguhulka, kui arvutused on vajalikud. Tutvuge ettevõtte spetsiifiliste andmesisestusjuhistega, et tagada teabe korrektne töötlemine.

 

Jäta Oma Kommentaar